Opiskelijarekisterin tietojen luovuttaminen opiskeluhuollon työntekijöille
Mistä on kyse?
Opetuksen järjestäjä on kerännyt opiskelijoiden tiedot opiskelijarekisteriin lakisääteisen koulutuksen järjestämistä varten. Kun opiskelijarekisterin tietoja on tarkoitus antaa opiskeluhuoltopalveluita varten, tietojen käyttötarkoitus muuttuu.
Kyseessä on tietojen luovuttaminen toiselle rekisterinpitäjälle ja/tai toiseen henkilörekisteriin, jolloin sovellettavaksi tulevat tietojen luovuttamista koskevat säännökset. Opiskeluhuollon työntekijöitä ovat kuraattorit, psykologit, terveydenhoitajat, lääkärit ja suun terveydenhuollon työntekijät.
Milloin tietoja luovutetaan?
Tietojen luovuttaminen edellyttää opiskeluhuollon asiakkuuden alkamista. Kun oppilas tai opiskelija käyttää opiskeluhuollon palveluja rutiinitarkastusta enemmän, alkaa opiskeluhuollon asiakkuus. On tärkeää, että opiskeluhuollon työntekijöillä on tällöin käytössään koulunkäyntiin liittyvät tiedot.
Nämä tiedot voidaan luovuttaa lakiin tai suostumukseen perustuen opetuksen järjestäjän ylläpitämästä opiskelijarekisteristä. Etukäteen eli ennen opiskeluhuollon asiakkuuden alkamista suostumusta tietojen luovuttamiseksi ei ole tarpeen antaa.
Luovutettavien tietojen käyttötarkoituksena on asiakkuudessa opiskelijan tuen tarpeen arviointi, tukeminen ja ohjaus muuhun hoitoon tai muihin palveluihin.
Kuka voi tiedonsiirtoluvan antaa?
Vuosiluokkien 1-6 oppilaiden osalta tiedonsiirtoluvan antaa oppilaan huoltaja. Vuosiluokkien 7-9 oppilaiden ja lukion opiskelijoiden osalta luvan voi antaa oppilas/opiskelija tai huoltaja.
Mitä minun tulee tehdä, jotta voin antaa suostumukseni tietojen luovuttamiseen?
Opiskelijarekisterin tiedot luovutetaan opiskeluhuoltohenkilöstölle Wilmalla. Kun opiskeluhuollon asiakkuus alkaa, voit antaa suostumuksesi tietojen luovuttamiseksi erikseen kuraattorille, psykologille ja/tai terveydenhoitajalle.
Suostumuksen voit antaa Wilman selainversiolla Lomakkeet -välilehdellä.
Luvan antaminen onnistuu näin:
- Lupa annetaan kirjautumalla Wilmaan selaimen kautta. https://sakyla.inschool.fi)Lupalomakkeelle pääset Wilman yläpalkista kohdasta Lomakkeet. Mikäli ”Lomakkeet” -välilehti ei näy Wilman yläpalkissa, avaa valikko kolmen pisteen takaa.
- Valitse lomake "Lupa opiskelijarekisterin tietojen luovuttamiseen opiskeluhuoltopalvelulle (huoltaja)" ja anna haluamasi luvat.
Kuinka kauan tiedonsiirtolupa on voimassa?
Tiedonsiirtolupa on voimassa kuluvan lukuvuoden. Seuraavan lukuvuoden alkaessa lupa on annettava uudelleen. Lukuvuoden aikana oppilaalla, opiskelijalla ja huoltajalla on oikeus perua antamansa tiedonsiirtolupa.
Lomakkeella "Lupa opiskelijarekisterin tietojen luovuttamiseen opiskeluhuoltopalvelulle (huoltaja)" voit halutessasi peruuttaa aiemmin antamasi tiedonsiirtoluvan myös kesken lukuvuoden.
Mitä tietoja luovutetaan lakiin tai suostumukseen perustuen?
Vakiosisältöiset tiedot
Opiskeluhuoltohenkilöstölle (kuraattorit, psykologit, kouluterveydenhuolto mukaan lukien suun terveydenhuolto) luovutetaan opiskelijarekisteristä vakiosisältöisesti ilman erillistä suostumusta:
- Oppilaan/opiskelijan nimi, henkilötunnus, luokka/ryhmä, yhteystiedot
- työjärjestys
- huoltajien nimet ja yhteystiedot
- opettajat ja henkilökunta
- huoneet
- viestitoiminnot
- tiedotteet
- kyselyt
- opetussuunnitelmat
Edellä mainitut tiedot luovutetaan lainsäädännön nojalla asiointioikeuden tarkistamiseksi, henkilön yksilöimiseksi yhteydenottoa varten sekä opiskeluhuollon palvelujen järjestämiseksi.
Muut opiskelijarekisterin tiedot (suostumuksen perusteella luovutettavat tiedot)
Jos opiskeluhuollon palvelujen kannalta on tarpeen, huoltaja tai oppilas/opiskelija myöntää luvan opiskeluhuollon työntekijöille opiskelijarekisterin lisätietoihin. Lupa tietojen luovuttamiseksi voidaan antaa erikseen kuraattorille, psykologille ja/tai terveydenhoitajalle.
Tällaisia tietoja ovat
- poissaolotiedot, opintomenestys, ryhmä- ja luokkatiedot, kurinpitotoimet sekä pedagogiset asiakirjat
Oppilaskohtaisten neuvotteluiden muistiot näkyvät vain niille henkilöille, joille luku- ja/tai muokkausoikeudet on erikseen annettu.
Tarvittaessa koulu- tai opiskelijakuraattorille voidaan luovuttaa ilman suostumusta opiskelijareksiterin tietoja, jotka ovat välttämättömiä (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä, 703/2023, 64 §), mutta tarvittavien tietojen luovuttamien suostumuksen perusteella sujuvoittaa työn tekemistä.
Publicly, for teachers, for students, for the staff and for guardians